Videobellen, Webinars en online vergaderen dat is wat we zijn gaan ervaren.

Naast thuiswerken is het videobellen wel één van de grootste wijzigingen van deze tijd. Het lijkt zo simpel en toch zijn er ook hiervoor wat richtlijnen en regels. Of eigenlijk zijn het tips, want het laatste wat je wilt is een verkeerde indruk geven of zelfs het stempeltje krijgen van bijvoorbeeld irritant.

Laten we eens kijken wat je kunt doen om professioneel over te komen tijdens het beeldbellen of een online afspraak.

Bij een fysieke afspraak is het vervelend als je te laat komt, maar bij een online afspraak roept het ook nog eens vragen op. Werkt het online bellen wel of is de afspraak wel juist. De andere persoon twijfelt misschien of het inloggen wel goed is gegaan aan zijn/haar kant maar vraagt zich wellicht ook af of het jou lukt. Kortom het is altijd vervelend om mensen te laten wachten maar bij online bellen/ afspraak is dat zeker (of nog meer) het geval.

We hebben te maken met techniek dus het is erg fijn als je dat even kunt testen. Doen je microfoon en je camera het goed. Hoe is de belichting? Een koptelefoon (headset) kan veel ruis voorkomen en het voordeel is ook dat je minder hard hoeft te praten.

We kennen vast allemaal wel die grappige verhalen over iemand die niet zo verzorgd achter de camera zat of niet in de gaten had dat de camera of het geluid al aanstond. Heerlijk in zijn of haar “huispak” met alleen een mooi overhemd aan. Kortom bereid je voor en zorg ervoor dat je er verzorgd uit ziet, want die verhalen zijn wel grappig maar niet als het jou overkomt. Het is onprofessioneel en je kunt de indruk wekken dat je de ander niet serieus neemt en dat wil je natuurlijk voorkomen.

Het volgende wat je uiteraard liever niet wilt is dat je partner of je kinderen door het beeld lopen, dus ga op een rustige plek zitten zonder afleiding. Als er dan toch, tijdens een Webinar iets tussendoor komt, zet dan even je camera uit. Dat lijdt minder af en is ook respectvoller naar iedereen.

Voor je begint kijk ook even naar de achtergrond, want je wilt ook niet dat dat enorm afleidt of storend is. Laat staan dat er een opmerking over wordt gemaakt. “Ik zie dat je in de keuken zit en nog niet aan de afwas bent toegekomen.” Klinkt ook heel geestig maar als het jouw keuken is en je hebt een zakelijke afspraak is dat niet hoe jij wilt dat het gesprek begint. Je kunt eventueel een achtergrond scherm gebruiken.

Je kunt het niet altijd beïnvloeden maar zorg voor een goede internetverbinding.
Multitasking klinkt als heel intelligent, maar is tijdens het videobellen/Webinar of meeting gewoon een motie van desinteresse. Denk niet dat het niet opvalt want dat doet het 99 van 100 keer wel. (dus ook niet even stiekem een Whats App bericht of een mailtje beantwoorden en “smilen” naar de camera.) Focus je gewoon op je afspraak, net als offline.

Ben je met meerdere mensen aan het videobellen/meeting zet dan je microfoon op mute (standaard), dan worden je gesprekspartners niet gestoord door een achterliggende ruis. Zet hem alleen aan wanneer jij graag iets wilt zeggen.

Laat de ander uitpraten en praat niet door elkaar heen. Hier gelden vaak wat “schoolse” regels. Wacht met direct dingen te zeggen of wacht even je beurt af. Je kunt altijd je hand even opsteken of het knopje “raise hand” gebruiken.

En dan de laatste irritatie tijdens het videobellen: eten tijdens de meeting. Bedenk even dat je een zakelijke afspraak hebt en je dan je boterhammetje meeneemt en die gaat opeten. Dat kan echt niet. Tenzij je het met de ander hebt overlegt natuurlijk. Maar ongevraagd even snel wat eten als je in beeld bent is een No Go!

Videobellen of Webinar heeft ook heel veel voordelen. Wat dacht je van tijdbesparing, brandstofbesparing en toch met elkaar kunnen vergaderen, elkaar motiveren en van informatie voorzien. Sommige systemen hebben de mogelijkheid om samen te werken en documenten te delen. Heel praktisch en efficiënt.

Als je deze tips meeneemt kom je nog professioneler voor de dag.  
Kortom Videobellen is echt van deze tijd en dat hebben we dan maar weer met elkaar kunnen ervaren.  

 


« 

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.